A.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian
Informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Melihat dari definisi tersebut
dapat disimpulkan bahwa pihak yang berkomunikasi dapat berupa perseorangan,
kelompok atau gabungan di antara keduanya. Secara skematis proses komunikasi
dapat digambarkan dalam bagan berikut ini:
Communicator ----------- Message -------------Sign -------------- Communicant
Feed Back
Keterangan
:
1. Communicator
Adalah pihak yang memberikan pesan. Komunicator dapat berupa perorangan
atau kelompok. Kepentingan Communicator dalam proses komunikasi adalah
menyampaikan pesan kepada Communicant. Pihak ini yang mentukan “ Bahasa” apa
yang digunakan dalam proses komunikasi.
2. Message
Adalah pesan, opini, atau fakta yang ingin disampaikan. Semakin kompleks
permasalahan yang ingin disampaikan, semakin harus diperhatikan bahasa yang
digunakan. Seorang Communicator yang baik akan merumuskan message sesedarhana
mungkin sebelum melekukan proses komunikasi.
3. Sign
Adalah “bahasa” atau media yang digunakan dalam proses komunikasi. Dibagi menjadi 3 macam, yaitu lisan, tulisan,
dan isyarat. Masing-masing jenis komunikasi ini mempunyai keunggulan dan
kelemahan sendiri-sendiri.
4. Communicant
Adalah pihak yang menerima pesan.
Seorang Communicator yang baik akan memperhatikan betul kemampuan, budaya,
status sosial, latar belakang pendidikan, usia, dan sebagainya dari pihak ini
sebelum melakukan proses komunikasi. Pemahaman dari pihak penerima pesan akan
menentukan pemilihan “bahasa” yang tepat.
5. Feed Back
Adalah umpan balik dari penerima pesan (communicant) terhadap proses
komunikasi yang telah dilakukan. Umpan balik inilah yang digunakan oleh pihak
pemberi pesan sejauh mana keberhasilan proses komunikasi. Seorang Communicator
yang baik akan selalu mengupayakan umpan balik untuk meyakinkan keberhasilan
komunikasi. Umpan balik dapat dilakukan secara langsung atau secara tidak
langsung. Secara langsung dilakukan dengan cara langsung menanyakan kepada
pihak penerima leh pemberi pesan,
sementara cara tidak langsung bisa menggunakan orang lain untuk mengetahui
keberhasilan proses komunikasi yang telah dilakukan.
Seperti telah diungkap pada proses komunikasi, cara komunikasi secara
lisan, tulisan, dan isyarat. Secara lebih rincike 3 ara komunikasi tersebut
dapat dilihat pada uraian berikut ini:
1. Komunikasi Lisan
Adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara lisan atau verbal.
Komunikasi jenis ini peling banyak digunakan karena sangat mudah
pelaksanaannya. Komunikasi ini tepat dipergunakan untuk. Mengkomunikasikan
masalah yang sederhana, sementara untuk masalah yang bersifat kompleks kurang
tepat digunakan.
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
·
Cepat dilakukan,
|
·
Tingkat ketelitian lemah,
|
|
·
Dapat langsung tanpa alat bantu,
|
·
Sulit dibuktikan,
|
|
·
Dapat melihat ekspresi lawan bicara,
|
·
Persiapan sangat kurang.
|
|
·
Dapat diperbaiki langsung bila membuat
kesalahan.
|
|
2. Komunikasi Tulisan
Adalah komunikasi yang dilakukan dengan media tulisan. Komunikasi ini
timbul karena perkembangan peradaban manusia sehigga komunikasi lisan saja
dianggap tidak cukup. Komunikasi tertulis tepat untuk mengomunikasikan hal-hal
yang bersifat kompleks, jangka waktu penggunaan komunikasi lama, dan menyangkut
banyak orang. Kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya adalah.
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
·
Pembuktian mudah dilakukan
|
·
Memerlukan alat bantu
|
|
·
Dapat dibaca kembali bila belum jelas,
|
·
Memerlukan kemempuan berbahasa tulis yang
cukup,
|
|
·
Dapat dipersiapkan dengan matang.
|
·
Memerlukan waktu banyak dalam pelaksaan dan
menilai umpan balik.
|
3. Komunikasi Isyarat
Adalah komunikasi yang dilakukan dengan kode-kode tertentu baik berupa
gerakan maupun kode lain yang disepakati oleh kedua belah pihak. Jenis
komunikasi dilakukan untuk menjaga kerahasiaan informasi atau kerana
ketidakmampuan kedua belah pihak berkomuikasi baik secara lisan maupun
tertulis. Secara umum kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya.
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
·
Kerahasiaan lebih terjaga karena hanya
diketahui oleh pihak-pihak yang melakukan komunikasi.
|
·
Pembuktiannya lemah, menimbulkan salah asumsi
terhadap kode yang diberikan.
|
B.
Pengerrtian Korespondensi
Korespondensi berasal dari bahassa inggris
yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat. Dilihat dari difinisi
tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa korespondensi adalah komunikasi yang
dilakukan dengan cara surat menyurat, atau lebih sederhana dapat dikatakan
komunikasi yang dilakukan dengan surat.
Karena dilakukan dengan media tersebut,
maka dapat dipastikan kedua belah pihak yang saling bekomunikasi tidak
berhadapan secara langsung. Permasalahan utama dan klasik timbul karena budaya
tulis kita kalah dibandingkan dengan budaya bicara dan dengar, sementara untuk
jenis komunikasi ini sangat diperlukan. Untuk meningkatkan budaya tulis dan
baca, maka praktik membaca dan menulis harus ditingkatkan, Kemampuan baca dapat
ditingkatkan dengan membaca apa saja referensi yang dianggap mendukung seperti
surat kabar, novel, buku, dan sejenisnya. Sementara kemampuan tulis dapat
ditingkatkan dengan melatih tulis dan akan lebih mudah dengan menulis hal-hal
yang sederhana misalnya buku harian.
C.
Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam
Korespondensi
1.
Pihak Pemberi Pesan
Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis
yang digunakan. Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik
secara umum bahasa tulis yang baik yaitu:
·
Jelas
Pengertian jelas di sini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat
maupun jelas pada penulisannya, jika penulis menulis surat dengan tulisan
tangan, maupun tata bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang
Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan secara matang dan
mengumpulkan data pendukung, bila permasalahan pada tulisan tanganya, maka
seorang penulis harus mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah dibaca,
sementara agar tata bahasa yang digunakan tepat Peulis harus mempelajari kaidah
Tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya
semakin meningkat.
·
Singkat
Pengertian singkat di sini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa
melupakan kaidah sopan-santun dalam menulis surat. Permasalah yang sering
timbul pada diri kita sebagai Bangsa Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu
panjang dibandingkan dengan materi pembicaraan itu sendiri.
·
Menggunakan
bahasa yang umum
Bahasa yang umum di sini berarti bahasa yang biasanya digunakan. Memang
betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukkna citra atau image si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di tuju tidak
sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum
menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir,
umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari terutama bagi
pembaca? Hal ke dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan istilah
tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat
sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa
yang digunakan.
·
Menggunakan
standar penulisan yang umum
Yang dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar
penulisan baku seperti dalam tata bahasa baku Bahasa Indonesia, tetapi dengan
melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada
sahabat, keluarga, atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah
laku, budaya, dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi
kadar keakraban. Bahasa baku tepat digunakan untuk komunikasi tertulis formal
seperti surat dalam hubungan kerja, relasi pengajaran, dan sebagainya.
2.
Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)
Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah
pesan akan disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar
belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam
kelompoknya dan sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat
digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang
digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak
dipahami oleh penerima surat.
D.
EVALUASI PROSES KORESPONDENSI
Evaluasi dalam proses korespondensi adalah
upaya untuk melihat efektivitas atau tercapai tidaknya komunikasi tersebut
setelah dijalankan. Evaluasi perlu selalu dilakukan untuk melihat hasil dari
kegiatan ynag telah kita kerjakan bukan hanya pada proses komunikasi, tetapi
seharusnya untuk setiap kegiatan. Tujuan utama dari hal ini adalah sebagai
sarana mawas diri agar kegiatan sam dilakukanpada masa yang akan datang lebih
baik daripada yang telah dilakukan
sebelumnya.
Evaluasi proses korespondensi dilakukan
dengan berbagai cara antara lain:
1.
Memikirkan kembali surat yang telah dikirimkan
apakah telah sesuai dengan tujuan semula atu belum sesuai.
2.
Meminta umpan balik / feed back dan penerima
pesan baik secara langsung, maupun tidak langsung. Hal paling mmudah untuk melakukan
hal ini adalah dengan menilai balasan dari penerima surat. Bila tanggapan
sesuai harapan, maka kegiatan korespondensi dapat disebut berhasil, sementara
bila masih banyak ditanyakan substansi dari surat tersebut, menandakan ada hal
yang belum tepat dan surat yang kita kirimkan. Identifikasi ketidak tepatan
tersebut harus cepat dilakukan sebelum mengganggu proses komunikasi berikutnya.
3.
Belajar dari kesalahan-kesalahan yang dibuat.
Pepatah Barat mengatakan The experiennces is the best teacher atau pengalaman
adalah guru terbaik. Idetifikasi kesalahan-kesalahan yang telah dibuat jangan
mengulang kembali kesalahan-kesalahan tersebut karena hanya orang bodohlah yang
mengulangi kesalahan untuk yang ke dua kali.
0 komentar:
Post a Comment