Mengelola Pertemuan/Rapat

Sahabat, Pada artikel tentang materi mengelola pertemuan rapat kali ini, kita akan mengintip sekilas berbagai hal tentang rapat. Kita akan mencari tahu pengertian, tujuan, dan jenis rapat.
Pengertian Rapat
Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.


Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.


Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di ling kungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah: Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota orga nisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Setelah mengetahui pengertian tentang rapat, selanjutnya kita melihat fungsi rapat itu sendiri. Secara ringkas fungsi rapat/tujuan diadakan rapat adalah sebagai berikut.

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
7. dan lain-lain.

Untuk menentukan tujuan rapat tadi dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut.
Apakah tujuan tersebut realistik?, maksudnya adalah jika kita mengadakan rapat, perlu dipertimbangkan yang akan dibahas nanti/yang akan dihasilkan realisti tidak?, dapat dicapai tidak?. Kalau tujuan rapat terlalu mengada-ada dan tidak sesuai realita, maka rapat yang diselenggarakan akan mubazir.
Apakah waktunya tepat?, pastikan waktu penyelenggaraan rapat dapat dihadiri oleh para peserta rapat.
Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?, sangat disayangkan jika orang yang hadir pada saat rapat adalah mereka yang tidak kompeten dibidangnnya, hasilnya bila mereka ini yang mengadakan rapat, masalah yang dibahas tidak akan tuntas.
Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan. Setiap perusahaan pasti memiliki AD/ARTnya sendiri, maka ketika akan menyelenggarakan rapat, patuhilah rambu-rambu pelaksanaan rapat sesuai AD/ART tersebut, karena jika peraturan tersebut dilanggar tentu saja rapat yang diselenggarakan menjadi tidak resmi.
Selanjutnya kita akan membahas mengenai tujuan diadakannya rapat. Tujuan diadakannnya rapat juga bermacam-macam.

1. Menurut Tujuannya
Menurut tujuannya, rapat dibedakan sebagai berikut.
Rapat penjelasan
Rapat penjelasan ialah rapat yang dise lenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
Sebagai contoh:
Rapat penjelasan kepala sekolah di hadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di SMK.
Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai ke adaan perusahaan secara umum.
Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.
Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi. Contohnya adalah:
rapat tentang kinerja pegawai yang menurun
rapat untuk meningkatkan kedisiplinan siswa
rapat mengenai kebersihan kelas yang selalu jorok
Rapat perundingan
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan sifat
Menurut sifatnya, rapat dibedakan sebagai berikut.
Rapat formal (formal meeting)
Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

Rapat informal (informal meeting)
Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

Rapat terbuka
Rapat terbuka ialah rapat yang dapat di hadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

Rapat tertutup
Rapat tertutup ialah rapat yang diseleng garakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

3. Berdasarkan jangka waktu
Rapat mingguan
Rapat bulanan
Rapat semester
Rapat tahunan

4. Berdasarkan frekuensi
Rapat rutin
Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.

Rapat insidental
Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

5. Berdasarkan nama
Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna mem babas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

Rapat dinas
Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

Musyawarah kerja
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Demikianlah sedikit pembahasan tentang mengelola pertemuan/rapat, insya Allah kalau ada waktu lebih banyak lagi diulas megnenai pertemuan rapat ini.