MENERAPKAN PEDOMAN, PROSEDUR, DAN ATURAN KERJA

A.   Pentingnya Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja

Setiap perusahaan maupun industri sangat membutuhkan pegawai atau tenaga kerja yang professional         dalam menjalankan aktivitas perusahaan, agar perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya, dan dapat memenuhi segala tanggung jawabnya.

 

1.  Pengertian Profesional Bekerja

Profesional berasal dari kata Profesi yang dapat diartikan bidang pekerjaan yang didasari oleh keahlian dan tanggung jawab yang tinggi.

Sedangkan Keahlian yaitu kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut karena yang bersangkutan telah memahami benar mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Tanggung jawab yaitu pelaksanaan pekerjaan tersebut terhindar dari kesalahan-kesalahan sehingga hasilnya memuaskan.

Menurut Wikipedia kata profesional berarti kegiatan jasa yang ditukar dengan sejumlah uang, dimana jasa yang diberikan tersebut terikat dengan etik, prosedur, standar dan ilmu pengetahuan tertentu yang disertifikasi.

Dalam artian yang diperluas profesional berarti seseorang yang ahli dalam  suatu bidang tertentu.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tenaga professional adalah pekerja/pegawai yang telah memiliki keahlian dalam melaksanakan pekerjaan tertentu.

Jadi, bekerja secara professional adalah bekerja yang didasarkan pada keahlian, bukan bekerja yang didasarkan kepada perintah saja. Dan dalam melaksanakan pekerjaannya tersebut seorang professional harus sesuai dengan etik, prosedur maupun standar yang mengikatnya.

Contoh pekerjaan professional : dokter, hakim, ahli teknik elektronaika, ahli pahat, dll. Sering sekali kita mengucapkan dan mendengar kata profesional. 

2.  Ciri-ciri Pekerja Profesional

Seseorang dapat dikatakan bekerja secara professional apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1.     Selalu mengejar kesempurnaan kerja kerja.

2.     Memiliki kesungguhan dan ketelitian kerja.

3.     Tekun, ulet, dan gigih, untuk membuat sesuatu yang lebih baik.

4.     Integritasnya tinggi dalam menegakkan kebenaran yang berkaitan dengan pekerjaannya, tidak mudah goyah oleh berbagai tekanan atau godaan kenikmatan hidup.

5.     Pemikiran dan tindakan selalu selaras dan konsisten.

6.     Memiliki kesadaran untuk mengembangkan kemampuan secara mandiri.

7.     Mencintai profesi yang ditekuni.

3.   Kiat kiat Profesional dalam Bekerja

Dalam penerapan prinsip bekerja secara profesional tidak serta merta dapat dilakukan dengan mudah. Karena berdasarkan penelitian yang dilakukan Robert Half Personnel Agency, Inc., New York, rata-rata karyawan membuang waktu sekitar 3 jam 45 menit dari waktu kerjanya dalam seminggu

Motifnya bermacam-macam, dari terlalu sering ke kamar kecil, datang terlambat, pulang lebih cepat, memperpanjang waktu istirahat, bolos kerja, menamah jatah cuti, telepon terlalu lama, merokok dan lainnya.

Tak bisa dipungkiri, rutinitas kantor kerap membuat jenuh, terutama saat pekerjaan menumpuk. Tekanan dari atasan dan tenggat kerja yang harus diselesaikan, turut menambah stres. Agar dapat bekerja dengan efektif, dan profesional dalam bekerja, berikut kiat dalam mengelola waktu dengan baik:

a. Selesaikan persoalan pribadi di rumah.
Jangan membawa masalah pribadi ke lingkungan kerja, karena akan berdampak pada pekerjaan Anda. Pikiran yang terbagi-bagi membuat pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan segera.

b. Gunakan agenda kerja.
Agenda kerja sangat efektif untuk mengatur jadual kegiatan Anda setiap hari, tulislah pekerjaan atau janji-janji yang harus Anda lakukan setiap hari, dari mulai berangkat hingga kembali lagi ke rumah.

c. Sesuaikan jadwal dengan kemampuan Anda.
Catat secara detail kegiatan yang harus dilakukan dan sesuaikan dengan kemampuan Anda, ingatlah untuk bertanggung jawab pada setiap tugas yang dibebankan pada Anda. Sadari pula batas kemampuan Anda, rencanakan dengan baik tugas-tugas apa saja yang sanggup Anda kerjakan setiap hari.

d. Gunakan waktu sebijak mungkin.
Agar tidak mengganggu jadual kerja, tentukan waktu tersendiri untuk mengecek dan membalas email, misalnya dengan menyisihkan sedikit waktu di pagi atau sore hari sebelum pulang. Hindari menerima telepon atau membalas email yang tak terlalu penting di jam kerja.

e. Istirahatlah bila harus istirahat.
Ketika merasa letih dan ingin beristirahat sejenak, jangan memaksakan diri dengan terus bekerja. Istirahat akan membantu mengembalikan stamina dan daya pikir Anda. Tapi jangan terlalu sering dan berlama-lama, karena pekerjaan telah menanti Anda.

f. Jangan terlalu menanggapi obrolan teman.
Baik hati dan merespon sapaan orang lain memang bagian dari sopan santun, namun juga dapat mengganggu konsentrasi Anda ketika bekerja. Bila memang rekan tersebut mulai mengganggu kinerja Anda, katakan padanya untuk kembali saat waktu istirahat atau seusai waktu kerja.

g. Periksa kembali pekerjaan Anda.
Sebelum pulang, kembali periksa pekerjaan yang belum terselesaikan dan yang sudah diselesaikan. Bereskan kembali peralatan kerja yang telah digunakan, sehingga keesokan hari Anda tak perlu membuang waktu untuk mencari berbagai alat tulis kantor (ATK) yang diperlukan.
Dengan menyadari pentingnya efisiensi dan manajemen waktu yang baik, maka tugas dan tanggung jawab yang diembankan perusahaan Anda akan dapat diselesaikan dengan baik

 Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja

Dalam mengelola industry dengan menerapkan prinsip professional bekerja perusahaan harus membuat suatu       pedoman, prosedur dan aturan kerja yang harus ditaati oleh setiap unsur dalam perusahaan. Pedoman, prosedur,      dan aturan kerja dimaksud adalah untuk mengatur setiap unsur dalam perusahaan agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara professional.

1.   Pengertian Pedoman Kerja

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau hal (pokok) yang menjadi dasar (pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu.

Yang berarti bahwa pedoman kerja adalah hal yang menjadi dasar untuk melaksanakan kerja.

2.   Pengertian Prosedur Kerja

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap tentang pelaksanaan kerja yang harus ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.

3.   Aturan kerja

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Aturan adalah cara (ketentuan, patokan, petunjuk, perintah) yang telah ditetapkan supaya diturut.

Jadi, aturan kerja adalah cara yang telah ditetapkan suatu organisasi, instansi maupun perusahaan sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas/ kerja.

4.   Manfaat yang diperoleh

Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pedoman, prosedur, dan aturan kerja antara lain adalah :

a.     Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.

b.     Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

c.     Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.

5.   Tujuan Penerapan Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja

a.     Mencegah terjadinya pemborosan tenaga, biaya, material, waktu dan lainnya.

b.     Mencegah terjadinya kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan.

c.     Menciptakan koordinasi, pembagian waktu, tugas, dan tanggung jawab secara tepat.

6.  Azas-azas Menyusun Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja

a.     Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja.

b.     Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan.

c.     Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.

d.    Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e.     Dievaluasi secara periodik, dan bila perlu direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan.

7.  Pengaturan Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang pedoman, prosedur, dan aturan kerja adalah sebagai berikut :

a.     Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan kerja masing-masing maupun dengan pihak lain.

b.     Setiap pimpinan bertanggungjawab memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c.     Setiap pimpinan unit wajib mengikuti petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

d.    Setiap pimpinan unit wajib mengolah dan memanfaatkan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

e.     Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap unit wajib member tembusan kepada unit lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

8.  Prinsip dan Teknik Penyusunan dan Penentuan Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja

Dalam teknik penyusunan dan penentuan pedoman, prosedur, dan aturan kerja yang harus dipakai di setiap tempat kerja hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :

a.     Pedoman, prosedur, dan aturan kerja harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat pekerjaan.

b.     Mempersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatan, unsur kegiatan di dalam organisasi, dan lain-lain.

c.     Menentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d.    Membuat daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.

e.     Dalam menetapkan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan erat yang keseluruhannya menuju k satu tujuan.

f.      Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g.     Menetapkan kecakapan dan ketrampilan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas tertentu.

h.     Pedoman, prosedur, dan aturan kerja harus disusun secara tepat sehingga memilikistabilitas dan fleksibilitas dan selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

i.      Menggunakan simbol dan skema atau bagan prosedur kerja dengan setepat-tepatnya untuk penerapan prosedur tertentu.

j.      Untuk menjamin penerapan pedoman, prosedur, dan aturan kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.

Semoga Bermanfaat...